OCT-Handbuch
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3.2.2. Mandantenverwaltung

Die Mandantenverwaltung ermöglicht das Hinzufügen, das Aktualisieren und das Löschen von Mandanten verschiedener Datenquellen.

Sie finden eine detaillierte Beschreibung zu “Mandantenmapping” in unserem Help Center unter: https://help.saxess-software.de/oct-best-practice/v1/mandantenmapping

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Startansicht “Mandantenverwaltung”

3.2.2.1. Sidebar (A)

  • In der Sidebar ist der Menüpunkt grau hervorgehoben, in welchem man sich aktuell befindet.

  • Es kann zwischen den einzelnen Menüpunkten hin- und hergewechselt werden.

  • Sie kann über das “Burger”-Icon im Header image-20250218-083313.png aus- und eingeklappt werden.

  • Mittels “Drag & Drop” kann die Sidebar-Breite über ein Doppelstrich-Symbol image-20250218-083343.png verändert werden.

3.2.2.2. Menüleiste (B)

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Icon image-20250108-124044.png “Mandanten speichern”

  • Speichert alle Änderungen in der Mandantentabelle ab.

  • Nicht gespeicherte Änderungen sind mit einem kleinen roten Dreieck in der Zelle markiert.

Icon image-20250108-124126.png “Daten neu laden”

  • Lädt alle Inhalte der Mandantentabelle neu und verwirft nicht gespeicherte Änderungen ohne weitere Nachfrage.

Icon image-20250108-124207.png “Mandanten hinzufügen!”

Icon image-20250108-124247.png “Mandanten löschen”

Icon image-20250108-124330.png “Mandanten aktualisieren”

3.2.2.2.1. Mandanten hinzufügen

  • Bei Auswahl des Icons "Mandanten hinzufügen" öffnet sich ein Dialog:

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Mandanten-ID

  • Eingabefeld einer Mandanten-ID für einen Mandanten

  • Ist die Mandanten-ID bereits vorhanden, wird der vorhandene Mandant mit den hier eingegebenen Informationen überschrieben.

Datenquellen-ID

  • In einem Drop-down-Menü kann eine Datenquelle aus den verfügbaren Optionen ausgewählt werden.

  • Die Datenquelle mit der ID=0 ist keine externe Datenquelle, sondern die OCT Datenbank selbst, die unter bestimmten Umständen Mandanten benötigt.

Mandantenname

  • Eingabefeld für einen Mandantennamen

Beginn des Wirtschaftsjahres

  • Die Zahl entspricht dem Kalendermonat, in dem das Wirtschaftsjahr des Mandanten beginnt.

Kontolänge

  • Anzahl der Stellen der Sachkonten des Mandanten

  • Dies wird im Normalfall nur benötigt, wenn eine Kontenzuordnung automatisch gemacht werden soll bzw. die Kontenzuordnung aus dem ERP-System nicht vollständig gelesen werden kann.

Währung

  • Eingabefeld für die verwendete Währung

Kontenrahmen

  • Eingabefeld für einen für den Mandanten festgelegten Kontenrahmen

  • Die Angabe des Kontenrahmens sollte mit “SKR” beginnen, angelehnt an die DATEV-Standardkontenrahmen.

Mandanten-ID Mapping

  • Über dieses Feld kann man eine abweichende Mandanten-ID eingeben, die in der Auswertung verwendet wird.

  • Falls mehrere Mandanten den gleichen Wert bei “Mandanten-ID Mapping” haben, werden sämtliche Daten der Mandanten zusammengeführt. Das funktioniert für eine beliebige Anzahl von Mandanten.

Mapping Priorität

  • Um zu entscheiden, welche Objektbezeichnungen beim Zusammenlegen von Mandanten verwendet werden, muss eine Mapping Priorität angegeben werden.

  • Der Mandant mit Priorität 1 hat die höchste Priorität und sämtliche Bezeichnungen von Objekten werden von ihm verwendet.

Beschreibung

  • Eingabefeld für eine optionale Beschreibung

3.2.2.2.2. Mandanten löschen

  • Bei Auswahl des Icons "Mandanten löschen" öffnet sich ein Dialog.

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Tabelle allgemein

Suche

  • Über das Suchfeld kann nach bestimmten Inhalten in der gesamten Tabelle gesucht werden.

Checkboxen image-20240805-080453.png image-20240805-080515.png image-20240805-080549.png

  • Über die Checkbox image-20240805-080448.png in der Spaltenüberschrift können alle Mandanten auf einmal (de-)aktiviert werden.

  • Über die Checkbox image-20240805-080511.png in der Zeile kann ein einzelner Mandant ausgewählt und gelöscht werden.

Sortieren image-20240805-080112.png image-20240805-080143.png

  • Linksklick mit der Maus auf die Spaltenüberschrift bzw. auf das Feld der Spaltenüberschrift sortiert die Spalte auf- oder absteigend oder hebt die Sortierung auf.

    • Der 1. Linksklick sortiert die Spalte aufsteigend und ein Pfeil nach oben erscheint.

    • Der 2. Linksklick ändert die Sortierung zu absteigend und ein Pfeil nach unten erscheint.

    • Der 3. Linksklick hebt die Sortierungen auf.

Spaltenüberschriften

Datenquelle

  • Die Spalte zeigt eine Liste der Datenquellen an und welchem Mandanten die jeweilige Datenquelle zugeordnet ist.

Mandanten-ID

  • Die Spalte zeigt die eindeutige ID des Mandanten an.

Mandantenname

  • Die Spalte zeigt den Namen des Mandanten an.

Beschreibung

  • Die Spalte zeigt einen optionalen Beschreibungstext an, wenn dieser beim Hinzufügen des Mandanten verfasst wurde.

Beginn des Wirtschaftsjahr

  • Die Spalte zeigt den Kalendermonat an, in dem das Wirtschaftsjahr des Mandanten beginnt.

3.2.2.2.3. Mandanten aktualisieren

  • Über dieses Icon können die Informationen der Mandanten bzw. die Datenquelle und passend dazu installierte Konnektoren aktualisiert werden.

  • Bei Auswahl des Icons "Mandanten aktualisieren" öffnet sich ein Dialog.

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Datenquelle

  • In einem Drop-down-Menü kann die entsprechende vorher hinzugefügte Datenquelle aus einer Liste ausgewählt werden.

Konnektor

  • In einem Drop-down-Menü kann ein vorher installierter Konnektor aus einer Liste ausgewählt werden.

3.2.2.3. Mandantenübersicht (C)

Die Mandantentabelle visualisiert alle importierten und alle selbst erstellen Mandanten.

Die Angaben werden beim Hinzufügen eines Mandanten (siehe: 3.2.2. Mandantenverwaltung | 3.2.2.2.1. Mandanten hinzufügen) eingegeben und können hier teilweise bearbeitet werden.

  • Die Gruppierung erfolgt automatisch nach Datenquelle.

  • Die Datenquellen können über einen Pfeil aus- und eingeklappt werden image-20240610-115230.png .

  • Ungespeicherte neue Eingaben werden mit einer grünen Ecke angezeigt.

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Mandanten-ID

  • Die Spalte zeigt die Mandanten-ID an.

  • Die Mandanten-ID kann hier in der Übersicht nicht bearbeitet werden.

Mandantenname

  • Eingabefeld für einen Mandantennamen

Beschreibung

  • Eingabefeld für eine optionale Beschreibung

Währung

  • Eingabefeld für die verwendete Währung

Beginn des Wirtschaftsjahres

  • Die Zahl entspricht dem Kalendermonat, in dem das Wirtschaftsjahr des Mandanten beginnt.

Kontenrahmen

  • Eingabefeld für einen für den Mandanten festgelegten Kontenrahmen

  • Die Angabe des Kontenrahmens sollte mit “SKR” beginnen, angelehnt an die DATEV-Standardkontenrahmen.

Kontolänge

  • Anzahl der Stellen der Sachkonten des Mandanten

  • Dies wird im Normalfall nur benötigt, wenn eine Kontenzuordnung automatisch gemacht werden soll bzw. die Kontenzuordnung aus dem ERP-System nicht vollständig gelesen werden kann.

Mandanten-ID Mapping

  • Über dieses Feld kann man eine abweichende Mandanten-ID eingeben, die in der Auswertung verwendet wird.

  • Falls mehrere Mandanten den gleichen Wert bei “Mandanten-ID Mapping” haben, werden sämtliche Daten der Mandanten zusammengeführt. Das funktioniert für eine beliebige Anzahl von Mandanten.

Mapping Priorität

  • Um zu entscheiden, welche Objektbezeichnungen beim Zusammenlegen von Mandanten verwendet werden, muss eine Mapping Priorität angegeben werden.

  • Der Mandant mit Priorität 1 hat die höchste Priorität und sämtliche Bezeichnungen von Objekten werden von ihm verwendet.