Fachliche Fragen Setupcall von Personal Projekten

F01

Worin besteht das fachliche Ziel der Anbindung der Personaldaten

Um den Datenhintergrund einzuschätzen, ist es für uns wichtig den Projekthintergrund zu kennen - geht es primär um Lohnabrechnungsdaten, Anwesenheitszeiten, Simulation der Lohnkostenentwicklung etc.

Primärziel ist die Auswertung der Personalkosten pro Mitarbeiter nach Lohnarten.

F02

Erfolgt die Personalabrechnung intern oder über ein externes Lohnbüro ?

Viele Firmen nutzen externen Dienstleister zur Lohnabrechnung.

Wir rechnen den Lohn intern.

F03

Kontaktdaten des fachlichen Ansprechpartners

Wer kann fachliche Fragen zu Personalbuchhaltung am besten beantworten ?

Frau Buchholz, Tel 0123/4569789, barbara.buchholz@alpha.de

F04

Gibt es parallel zu jedem FiBu Mandanten auch einen Lohnmandanten, oder ist die Lohnbuchhaltung anders strukturiert.

In manchen Firmen besitzt die Lohnbuchhaltung mehr Mandanten als die FiBu, da die Lohnabrechnung in mehrere Abrechnungskreise pro Mandanten gegliedert ist.

5 Mandanten

F05

Sofern Lohnmandanten <> FiBu Mandanten, soll eine Mandantenvereinheitlichung erfolgen ?

Sollen die Lohnmandanten im Hinblick auf ihre Mandantennummer und Mandantenname auf FiBu Mandanten gemappt / zusammengeführt / geteilt werden, oder können die Lohnmandanten unverändert bleiben ?

Die Mandanten können unverändert bleiben.

F06

Nennen Sie die Mandantennummern / Namen der anzubindenden Lohnmandanten.

Meist hat jeder Mandant eine Nummer oder Kennung, wir brauchen eine Liste dieser Nummern um die Mandanten eindeutig in der Datenbank zu identifizieren.

Mandant “Alpha AG” und Mandant “Alpha Vermietung und Verpachtung GmbH”

F07

Ab welchem Kalenderjahr sollen die Daten übernommen werden.

Meist werden 2-3 historische Jahre übernommen.

Ab 2021

F08

Buchen Sie den Lohn auf Kostenstellen ?

Wird in der Lohnbuchhaltung der Lohn auf Kostenstellen gerechnet und der Lohn auf Kostenstellen verteilt an die FiBu zur Verbuchung übergeben ?

Ja, wir rechnen den Lohn Kostenstellen zu und buchen dies auch so in der FiBu

F09

Besitzt jeder Mitarbeiter eine Stammkostenstelle ?

Sind die Mitarbeiter einer Stammkostenstelle zugeordnet (in welcher Sie den Mitarbeiter später primär sehen wollen) oder gibt es eine solche feste Zuordnung nicht ?

Ja, jeder Mitarbeiter ist einer Stammkostenstelle zugeordnet. Die Stammkostenstelle kann aber auch manchmal wechseln.

F10

Mandantenübergreifende Kostenstellenbuchungen ?

Nur bei Firmengruppen: Wird ein bei Firma A angestellter Mitarbeiter auch auf Kostenstellen von Firma B abgerechnet ? So dass ggf. die Abrechnungskostenstelle des Lohnes in der FiBu von Firma A nicht existiert und dort erst über eine Verrechnungskostenstelle weiterverrechnet wird ?

Nein, Mitarbeiter werden nur auf mandanteneigene Kostenstellen abgerechnet. Verrechnungsprozess zwischen Firmen laufen davon unabhängig.

F11

Konzernkostenstellenrahmen

Gibt es einen Konzernkostenstellenrahmen, welche die Eindeutigkeit der Kostenstellennummern / Namen konzernweit sicherstellt ? Manchmal existert so etwas, um später mandantenübergreifend z.B. die Kostenstellen der Kostenstellengruppe “Produktion” summieren zu können. Falls ja, wo wird dieser gepflegt ?

Nein, wir besitzen keinen Konzernkostenstellenrahmen.

F12

Gab es während des Zeitraums der Datenextraktion relevante Strukturveränderungen ?

Wurde im Zeitraum der Datenextraktion bspw.

• das Lohnabrechnungsprogramm gewechselt

• der Kostenstellenplan gewechselt

• der Sachkontorahmen gewechselt

Nein, es gab keine relevanten Strukturveränderungen

F13

Benötigen Sie neben den Abrechnungsdaten der Vergangenheit auch Plandaten für die Zukunft aus dem Lohnabrechnungsprogramm ?

Werden in der Lohnbuchhaltung Plandaten erzeugt, die ermittelt werden sollen, bspw durch

• Gehaltsentwicklungsplanung anhand eines Tarifvertrages

• manuelle Plandatenerfassung

• Planabrechnungen mit Simulationsparametern

Nein, unsere Lohnbuchhaltung erzeugt keine Plandaten

F14

Benötigen Sie neben den Abrechnungsdaten (Geld) auch Zeitdaten über die Anwesenheit der Mitarbeiter (Urlaub / Krankheit etc.)

Sofern Urlaub / Krankheit / sonstige Abwesenheit erfasst sind, können ggf. auch diese ausgelesen werden.

Nein, wir benötigen nur die Abrechnungsdaten

F15

Rechtedifferenzierung

Dürfen die Personaldaten über die Schnittstelle der Gruppe Controlling zur Verfügung stehen, oder müssen die Personaldaten besonders berechtigt werden und ggf. nur aggregiert dem Controlling zur Verfügung gestellt werden ?

(ggf. gesonderte Datenbank mit besonderen Benutzerrechten zu bilden)

Die Controller dürfen auch die Personaldaten pro Person sehen.

F16

Übernahmezeitpunkte

Benötigen Sie die Daten einmal monatlich nach der Abrechnung, oder täglich aufgrund laufender Stammdatenänderungen etc.

Wir benötigen die Daten monatlich nach Abrechnung.

F17

Validierungsdaten

Bitte stellen Sie uns die Lohnabrechnung eines besonders komplizierten Mitarbeiters (mehrere Kostenstellen etc.) als Validierungsgrundlage bereit.

Wir senden Ihnen die Abrechung von Mitarbeiter 65, dieser wird auf mehreren Kostenstellen abgerechnet

F01

Fachliches Ziel

F02

Personalabrechnung intern oder extern

F03

Kontaktdaten fachlicher Ansprechpartner

F04

FiBu Mandanten = Lohnmandanten ?

F05

Mandantenvereinheitlichung mit FiBu ?

F06

Mandantennummern

F07

Ab wann Daten übernehmen

F08

Lohn auf Kostenstellen

F09

Jeder Mitarbeiter mit Stammkostenstelle

F10

Mandantenübergreifende Kostenstellen

F11

Konzernkostenstellenrahmen

F12

Relevante Strukturveränderungen ?

F13

Plandaten für Lohn

F14

Zeitdaten

F15

Rechtedifferenzierung

F16

Übernahmehäufigkeit

F17

Validierungsdaten