OCT Gateway DATEVhrexport

1. Klassifikation

2. Funktionalität

• Das Gateway überträgt die Daten folgender DATEV Datenbestände in die staging Schicht einer OCT Datenbank:

  • der über DATEV Online API https://developer.datev.de/de/product-detail/hr-exports/1.0.0/overview abrufbaren Daten

• Mit diesen Datenbeständen lassen sich folgende Auswertungen erstellen:

  • Personalabrechnungsdaten pro Person auswerten

  • Analyse der Arbeitgebernebenkosten

  • Auswertung der Krankheitstage

  • Auswertung Resturlaubstage und Rückstellungsberechnung aus Resturlaub

  • Berechnung des erwarteten Stundensatzes (Lohn / Arbeitstage-Urlaub-Normalkrankheit) und des tatsächlichen Stundensatzes (Lohn / Arbeitstage - Urlaub - tatsächliche Krankheit) pro Mitarbeiter

• Der Datenabruf wird von DATEV berechnet.

• Der aktuelle Preis (Stand 2025) beträgt 0,05 EUR pro abgerufenem Mitarbeiter und Monat netto. Bitte prüfen Sie die für Ihren Vertrag aktuell geltenden Preise im DATEV Shop. (Dazu ist ein DATEV Benutzerkonto erforderlich.)

• Der Datenbestand ändert sich nur nach einer Lohnabrechnung, er darf daher nicht täglich abgefragt werden (Limits der API Nutzung).

3. Systemvoraussetzungen DATEV

• Die Lohnabrechnung erfolgt mit einem der Produkte:

  • DATEV Lohn und Gehalt (die Offline Variante der Lohnabrechnung)

  • DATEV Lodas (die Onlinevariante der Lohnabrechnung)

• Das Produkt Lohnergebnisdatenservice wurde bei DATEV bestellt:

  • Anleitungsvideo von DATEV

  • Anleitung von DATEV

• Der Abruf wurde in der DATEV Rechteverwaltung für den Benutzer …

  • durch einen DATEV Administrator bei Lodas autorisiert.

  • durch die Kanzlei bei Lohn und Gehalt autorisiert.

  • bei Lohn und Gehalt ähnlich, aber durch die Kanzlei autorisiert.

• Es wurde eine Abrechnung nach der Aktivierung des Abrufs durchgeführt.

4. Freischaltung des Datenabrufs im OCT Personaldatenservice

Nachdem Sie in DATEV die Bereitstellung aktiviert haben, müssen Sie nun Ihrem OCT Konto erlauben, diese Daten aus dem DATEV Rechenzentrum abzuholen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie über ein OCT Konto verfügen, um mit der Saxess Cloud zu arbeiten. Falls Sie über kein OCT Konto verfügen, können Sie dieses ggf. hier anlegen.

• Rufen Sie die URL “https://personaldatenservice.onecooltool.de/” auf.

• Loggen Sie sich hier mit Ihrem OCT Konto ein.

• Nach dem erfolgreichen Login wird eine zweite Login-Ebene angezeigt. Bitte melden Sie sich nun mit Ihrem DATEV-Login an.

• Der Zugriff ist nur auf einem PC möglich, auf dem die DATEV-Sicherheitsmedien (SmartCard) zur Verfügung stehen.

• Autorisieren Sie den Zugriff auf den OCT Personaldatenservice.

• Nach Abschluss sind Sie gleichzeitig in OCT und in DATEV eingeloggt.

• Jetzt können Sie Mandanten für den Datenabruf aktivieren.

• Wählen Sie dafür den Button “Create New” und erfassen Sie die Beraternummer sowie die Mandantennummer (exakte DATEV Nummern!).

• Fügen Sie eine beliebige Beschreibung hinzu, der Name der Firma sollte jedoch enthalten sein.

• Aktivieren Sie den Abruf per “Create” - es öffnet sich dafür wieder das DATEV Authorisierungsfenster.

• 

• Kopieren Sie sich den erzeugten API-Key, da Sie ihn später benötigen.

5. Mögliche Fehler

5.1. Fehlercode DCO02251

Fehlende Freischaltung: Ihr DATEV-Benutzer wurde akzeptiert. Der Lohnergebnisdatenservice ist jedoch noch nicht freigeschaltet.

5.2. Technische Einrichtung

Variante A: Einrichtung des Gateways mit OCT in on-premises Installation

• Richten Sie eine lokale Python Umgebung für die Ausführung von OCT Gatewaypaketen ein

• Speicherung des Gatewaypakets unter C:\ProgramData\Saxess Software\

• Step-Typ “Container” für die Ausführung löschen

• Abruf über einen PowerShell-Step, der Python ausführt.

Variante B: Einrichtung des Gateways in der OCT Cloud

• Ablage des Gatewaypakets auf einem OCT StorageAccount

• Step-Typ “Powershell” für die Ausführung löschen

• Ausführung des Pakets über den Step-Typ “Container”

5.3. Mögliche Fehler während des Datenabrufs

Fehler DCO02280

• Dies gilt für Mandanten, die erfolgreich im Personaldatenservice registriert sind und daher die Abrufrechte besitzen.

• Es wurde noch kein Datenbestand zum Abruf bereitgestellt. Die Gründe dafür können folgende sein:

  • A: seit der Freischaltung ist noch keine Abrechnung erfolgt

  • B: bei Lodas wurde das Änderungskennzeichen nicht gesetzt

6. Zusatzinformationen

Gateway testen

• Sie können das Gateway mit anonymisierten Daten testen, indem Sie in DATEV einen Musterbestand anlegen, diesen als Testmandanten kennzeichnen und anschließend abrechnen.

• Bei der Arbeit mit dem Testmandanten müssen die Sozialmeldungen etc. immer manuell gesendet werden, sonst ist die Abrechnung des nächsten Monats nicht möglich.

• Man sollte ggf. auch im Mandantenmanager den Mandanten ins Rechenzentrum sichern.

• Wenn Sie keine Rechte in der Online-Rechteverwaltung haben, aber am „mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft“ teilnehmen, können Sie die Freischaltung für die Online-Rechteverwaltung eigenständig beantragen.

• Anleitung: https://help-center.apps.datev.de/documents/1022330

• Freischaltung per Serviceformular: https://serviceformulare.datev.de/link/ShowDoForm?FormID=4063

• Ob Sie Teilnehmer am „mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft“ sind, können Sie hier einsehen:

(Geplant) Freischaltung über DATEV Partner Onboarding

• Wenn Sie selbst Vertragspartner von DATEV sind (also Rechnungen direkt von DATEV erhalten), erfolgt die Freischaltung über das DATEV Partner Onboarding (https://www.datev.de/web/de/ueber-datev/das-digitale-oekosystem-von-datev/zusammenarbeiten-im-oekosystem/datev-partner-onboarding/).

• Nach der Freischaltung von OCT auf dem DATEV-Marktplatz wird auch die Aktivierung über das DATEV Partner-Onboarding möglich sein.

• Die für OCT erteilten Berechtigungen können Sie jederzeit im DATEV in der Übersicht der verbundenen Anwendungen widerrufen.

Datenformat - JSON

Die Daten des Gateway hrexport werden im JSON-Format zurückgeliefert.

• Beispiele für die JSON Typen: