Grundkonfiguration des Systems

Mandant anlegen

• ein Arbeitsmandant wird immer als Kopie eines Mastermandanten erzeugt

• Ein Mastermandant (MM_HGB) ist im Lieferumfang von OCT enthalten, ggf. gibt es auch eine kundenspezifische Version davon für Sie. Die Kopie wird erstellt

  • A: durch kopieren, falls er schon in der Stuktur vorhanden ist (-> rechte Maus -> Kopieren -> ID und Name vergeben)

  • B: durch Import einer Mastermandantenvorlage (-> rechte Maus auf obersten Knoten → Factory importieren)

• Der Arbeitsmandant muss eine ID erhalten (Mandantenkürzel / Mandantennummer - z.B. "CLS")

  • diese ID muss eindeutig sein

  • diese wird Versionen / Backups etc. dauerhaft kennzeichnen und muss daher gut gewählt sein

Mandant konfigurieren

• Finanzjahr im Geschäftsjahreskalender konfigurieren (->Steuerung -> Geschäftsjahreskalender)

  • Falls bei Ihrem Mandanten das Kalenderjahr dem Geschäftjahr entspricht brauchen Sie nichts zu tun, die Vorlagen sind immer in dies Konfiguration gespeichert

  • Falls bei Ihrem Mandanten das Kalenderjahr nicht dem Geschäftsjahr entspricht, wird ein vom Kalenderjahr abweichendes Finanzjahr konfiguriert

    • Definieren Sie in der Spalte Finanzjahr einen Namen für das Finanzjahr - dieser MUSS in allen Perioden dieses Finanzjahres identisch sein

    • Nummerieren Sie in der Spalte Periode die Perioden innerhalb des Finanzjahres, beginnend mit 1 und dann fortlaufend

    • die Periodennummern müssen nicht bis 12 laufen, in Rumpfgeschäftsjahre sind weniger Perioden möglich, in überlangen Finanzjahren auch mehr Perioden

    • ein Rumpfgeschäftsjahr muss mindestens eine volle Monatsperiode umfassen

    • Sie können im Verlauf der Jahre zwischen Finanzjahr = Kalenderjahr auf Finanzjahr <> Kalenderjahr wecheln, das System unterstützt Rumpfgeschäftsjahre

    • die Trennstriche zeigen immer den Übergang zwischen zwei Finanzjahren, Sie passen sich der Konfiguration bei einer Rekalkulation an

    • die Trennstriche ändern sich auch in allen Products (GuV / Bilanzkonto, Steuerjournal, Variable Kosten Journal etc.), welche mit Bezug zum Finanzjahr arbeiten. Sie ändern sich nicht in Produkts, welche ohne Geschäftsjahresbezug arbeiten (z.B. Darlehensplan, Investitonsplan)

    • Es werden nur monatsgenaue Finanzjahre / Rumpfgeschäftsjahre unterstützt - somit z.B. nicht ein Finanzjahr vom 15.05. bis 14.05.

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• IST-PLAN Periodik im Geschäftsjahreskalender konfigurieren (->Steuerung -> Geschäftsjahreskalender)

  • IST → Perioden für welche eine Summen- und Saldenliste vorliegt

  • GRAU → optional: Perioden welche in der Vergangenheit liegen, es liegt aber noch keine Saldenliste vor (meistens der letzte Monat)

  • MDP → optional: Monat der Planung (zumeist der aktuelle Monat = der Monat, in welchem der Letzte Banktag liegt)

  • PLAN → Monat welcher in der Zukunft liegt

    

• optional (nur falls Sie die tagesgenaue Liquiditätsplanung nutzen) den Letzten Banktag und Bankkontostand (eobd) am Letzten Banktag definieren (-> Steuerung -> Stammdatenblatt)

  • sofern kein letzter Banktag definiert wird, gilt der letzte Tag der letzten IST Periode als Letzer Banktag

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• Jahreskalender des aktuellen Jahres und der Folgejahre auf Tagesebene konfigurieren (->Steuerung -> Jahreskalender 202X0)

  • Werktage (die stimmen normalerweise bei 5 Tage Arbeitswoche, bei 6/7 Tage Woche müssen die Sonnabende / Sonntage zu Werktagen gemacht werden)

  • spezifische Feiertag des Bundeslandes und der Firma (z.B. Betriebsferien) → Werktageskennzeichen entfernen

• Zahlungsmethoden konfigurieren (->Steuerung -> Zahlungsmethoden)

  • die sind meist schon ganz gut, sie werden diese aber später im Betrieb sicher noch anpassen

• GuV Verteilungskurven definieren (->Steuerung -> GuV Verteilungskurven)

  • diese definieren, wie sich Kosten / Erlöse auf die Werktage verteilen - brauchen sie auch meist erst später anpassen

Mandant neu berechnen

Um die Planung eines Mandanten neu zu berechnen, klicken Sie auf Mandanten und dann auf die Schaltfläche “Kalkulation” - die Kalkulation wird dadurch ausgelöst und zeigt die Kalkulationsstatistik

Mandant über die Pipeline berechnen (Alternative, nur in Sonderfällen)

• ein Mandant kann auch über eine Pipeline neu berechnet werden, das ist nützlich

  • man eine detailierte Logausgabe benötigt

  • falls die Neuberechnung per automatischem Zeitplan erfolgen soll (nachts nach automatischem Import etc.)

• immer nur ein Mandant wird bei einer Berechnung berechnet, diese muss in den Pipelineparameter angelegt und aktiviert sein

• in den Pipelines den globalen Parameter anpassen (ID des Mandanten eintragen)

Konfiguration der Zeitachse

Löschen / Anlegen eines Jahres

• siehe Anlegen und Löschen von Kalenderjahren

Import / Export Faktorsteuerung

Beim Export / Import von Werten kann OCT zwei verschiedene Faktorlogiken unterstützen

• A: Werte Buchhaltungslogik (Sollwerte sind positiv / Habenwerte sind negativ)

• B: alle Werte als positive Zahlen (Soll positiv, Haben positiv)

Dies kann jeweils für Export oder Import getrennt eingestellt werden.

• AP-AP = Export und Import beides in Positivlogik

• BH-BH = Export und Import beides in Buchhaltungslogik

• AP-BH / BH-AP = Mischform

Diese Einstellung gilt für alle Planungsvarianten in einer Datenbank.