Basisinformationen

Arbeitsoberfläche

Es arbeitet sich am besten mit mehreren Browsertabs (Sie können fast alle OCT Seiten als neuen Tab öffnen), empfehlenswert sind drei Tabs:

• Tab mit der laufenden Erfassung auf einer Postion etc. -> hier wechselt man vor Erfassungsposition zu Erfassungsposition

• Tab mit den Auswertungen -> hier schaut man sich laufende alle Auswertungen an

• Tab für die Neuberechung -> hier wird immer die Neuberechnung ausgelöst

Die Erfassungsoberfläche für die meisten Werte ist Excel ähnlich und ermöglich schnelle Einfügeoperationen, daher

• können Sie Werte per Copy & Paste auf andere Zellen übertragen

• können Sie an Zellen “ziehen” um weitere Zellen auszufüllen → Vorsicht, hierbei werden Zahlen oft hochgezählt, das ist meisten unerwünscht → Zahlen daher besser kopieren & einfügen

• Sie können an manchen Zellen auch Werte erfassen / einkopieren, welche nicht gültig sind (ungültige Kontonummer etc.) - die Oberfläche lässt dies zu, der Fehlerreport weißt Sie aber später darauf hin

Konventionen

• OCT arbeitet intern (Datenbankebene) immer streng nach Buchhaltungslogik - Soll Werte sind positiv, Haben Werte sind negativ

• In der Datenerfassung gilt der Grundsatz der positiven Datenhaltung - jedes Konto weiß, ob es Aufwand/Ertrag bzw. Aktiva/Passiva ist - daher werden allen Werte positiv angezeigt (soweit sie dem Kontocharakter entsprechen)

• OCT nutzt oft Pivottabellen für Auswertungen

  • diese sind sehr benutzerfreundlich, lassen sich filter / drehen und im Layout anpassen ohne Formeln definieren zu müssen

  • diese summieren automatisch und müssen daher mit vorzeichengerechten Werte beladen werden

  • müssen bei Bestandswerten (Saldo) immer korrekt expandiert sein (i.d.R. auf Monatsebene) - sonst werden Salden summiert und die Summen zu sind nicht korrekt

• In allen Auswertungen (überlicherweise Pivot Tabellen) werden zwei Zahlentypen bereitgestellt

  • Saldo / Bewegungswert → die Zahlen in Buchhaltungslogik → gut zum validieren

  • SaldoMGMT / BewegungswertMGMT → die Zahlen in Managementlogik → Erlöse positiv, Kosten negativ / Aktiva und Passiva positiv

  • GuV Werte werden immer Grün / Dunkelorange formatiert → Grün = Erlöse / Dunkelorgane = Kosten

  • Bilanzwerte werden immer schwarz dargestellt, Dunkelrot erscheinen negative Werte (also Werte die auf der falschen Bilanzseite stehen / Bestände die unter null abgebaut wurden)

• Das System rechnet immer mit Centwerten (manchmal auch Bruchteilen davon bei Verteilungen etc.), stellt aber immer ganze Zahlen dar.