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AddOn Umgliederung von Eröffnungsbilanzwerten

Problematik

Jedes Sachkonto der Finanzbuchführung wird irgendwann eröffnet und dann laufend bebucht.

Es gibt zwei Methoden für diese Eröffnung und Bebuchung

  • A: Dauerkonto - das Konto wird einmal eröffnet und dann über vielen Jahre hinweg kontinuierlich bebucht (SAP, DIAMANT, viele andere)

  • B: Jahreskonto - das Konto wird in jedem Geschäftsjahr neu eröffnet - weil das Buchhaltungssystem jedes Geschäftsjahr als eigenen Datenbestand behandelt (z.B. DATEV, wenige andere)

Das unproblematische Dauerkonto

Das Dauerkonto kann man sich vorstellen wie das eigene Bankkonto - alle Bewegungen und der Kontostand lassen sich leicht zwischen allen Perioden nachvollziehen.

Bei einem Dauerkonto gelten immer die Regeln

  • Endbestand Periode 1 = Anfangsbestand Periode 2

  • Endbestand Periode 1 + Bewegungen Periode 2 = Endbestand Periode 2

  • eine Buchung in einer beliebigen Periode wird die Endbestände aller folgenden Perioden verändern

Das Dauerkonto ist völlig unproblematisch beim Import in alle Folgesysteme. Man kann

  • Irgendeinen Anfangsbestand importieren und dann alle Bewegungen, oder

  • Alle Endbestände importieren und die Bewegungen durch Rückrechnung der Differenzen (Dekumulation) ermitteln

Die Werte werden immer vollständig und korrekt sein.

Das problematische Jahreskonto

Innerhalb eines Jahres verhalten sich die Jahreskonten wie Dauerkonten. Beim Übergang zwischen den Geschäftsjahren gibt es aber besondere Situationen. Diese rühren daher, dass die Konten in jedem Jahr neu eröffnet werden.

  • A: Abweichende Eröffnung - das Konto wird in Jahr 2 mit einem anderen Wert eröffnet als es in Jahr 1 endete, das ist beabsichtigt und bleibt dauerhaft

  • B: Unvollständiger Saldovortrag - das Konto hat “noch” einen anderen Eröffungswert in Jahr 2 als es in Jahr 1 endete - das ist nur temporär, der Unterschied wird später wieder verschwinden

Die Ursache für A - Abweichende Eröffnung ist:

  • das Konto wird zwischen den Jahren aufgeteilt - im Jahr 1 gibt es ein Konto “PKWs” in Jahr 2 wird jeder Auto einzeln als Konto geführt

  • Konten werden zwischen den Jahren saldiert und mit null neu eröffnet - die Konten für Vorsteuer / Umsatzsteuer werden am Jahresende saldiert, der Saldo auf Konto “Verbindlichkeiten Umsatzsteuer Vorjahr” gebucht und die einzelnen Umsatzsteuerkonten wieder mit null eröffnet

Die Ursache für B - Unvollständiger Saldovortrag ist:

  • Wenn man im Januar die Buchhaltung des Jahres beginnt, steht der Endbestand der Konten noch nicht fest - das alte Jahr muss ja erst noch zu Ende gebucht werden und der Jahresabschluß muss erstellt werden. Erst dann steht der endgültige Endbestand jedes Kontos fest. Somit übernimmt man im Januar den vorläufigen Wert und übernimmt die tatsächlichen Endwerte des Vorjahres nach Fertigstellung des Vorjahres. Manche Buchhalter übernehmen den Vorjahreswert auch erst mal gar nicht, sondern erst nach Fertigstellung des Jahresabschlusses (das ist Monate bis ein / zwei Jahre später) buchen sie diesen ein.

  • Wenn nach Jahren die Betriebprüfung kommt, werden in alten Jahren Werte gebucht


Anwendung beim Importprozess für Corporate Planner

Beim Import in eine CP Datenbasis gelten folgende Regeln

  • nur in der ersten Periode der Datenbasis können Eröffnungsbilanzewerte importiert werden

  • in allen Folgeperioden ist nur ein Import von Bewegungswerten möglich

Somit müssen die Bewegungswerte für jedes Konto vollständig sein, d.h. alle Bewegungen umfassen, welche zum aktuellen Saldo führen.

  • Diese ist immer dann nicht gewährleistet, falls in der Finanzbuchhaltung Umgliederungen zwischen den Geschäftsjahren erfolgen. Ein Umgliederung erfolgt beispielsweise

    • falls ein Konto aufgeteilt wird - das Konto A aus Jahr 1 wird als Konto A1 und A2 im Jahr eröffnet

    • falls Konten saldiert und mit null eröffnet werden - z.B. Vorsteuer / Umsatzsteuerkonten werden saldiert und als Konto “Umsatzsteuer Vorjahr” neu eröffnet, die Einzelkonten werden wieder mit null eröffnet

  • In diesen Fällen endet ein Konto mit einem anderen Saldo, als es im neue Jahr eröffnet wird

  • diese Problematik tritt in allen ERP Systemen mit jahresbezogenen Datenbeständen (jeder Jahr ist ein eigener Datenbestand) auf - insbesondere bei DATEV

  • CP importiert zuerst den Eröffnungsbestand eines beliebigen Jahres

  • danach werden nur noch Bewegungswerte importiert, aus welchen fortwährend der Saldo berechnet wird

  • somit muss

    • im ersten Jahr ein Bewegungswert importiert werden, welcher zum Eröffnungsbilanzwert passt (Soll_Monat und Haben_Monat)

    • ab dem zweiten Jahr ein Bewegungswert, welcher zum Schlussbilanzbilanzwerte des Vorjahres passt und auch Umgliederungen der Eröffungsbestände beinhaltet (Soll_Monat_SB und Haben_Monat_SB)

  • Lösungsweg 1 (derzeit implementiert)

    • die Umgliederungen werden erst ab einem bestimmten Jahr (dem zweiten Jahr der Datenbasis) berechnet

    • es werden immer Soll_Monat_SB und Haben_Monat_SB als Bewegungswerte im Import verwendet

    • das Startjahr der Datenbasis muss bekannt sein und als Parameter in OCT hinterlegt sein

  • Lösungsweg 2

    • die Importprozedurn (dbo.pCP_SelectValuesFiBu und dbo.pCP_SelectValuesKore) schalten den verwendeten Bewegungswert um. Im ersten Jahr wird Soll_Monat /Haben_Monat importiert, ab dem zweiten Jahr Soll_Monat_SB und Haben_Monat_SB. Die Importprozedur muss dafür aber wissen, ab welchem Jahr die Werte importiert werden - da dieser Parameter im Importaufruf nicht vorhanden ist, muss das Startjahr des Imports pro Mandant in OCT definiert werden

  • Lösungsweg 3

    • Es erfolgt zunächst der Standardimport der Werte von Soll_Monat / Haben_Monat → die Eröffungswerte enthalten somit kein Umgliederungen und sind falsch, somit auch alle Endsalden der betroffenen Konten

    • nur die Umgliederungsbuchungen (Buchungen in der Periode 0 in result.tfREWE_Buchungsjournal) werden ab dem zweiten Jahr in einem gesonderten Importlauf auf eine eine eigene Ebene importiert.

    • beide Ebenen zusammen ergeben die vollständigen Bewegungen und somit korrekte Salden

  • Lösungsweg 4 die Umgliederungen werden nicht ausgewiesen, falls sie alle dem EB Wert entsprechen - das dürfte immer im erste Jahr der Fall sein. Einzelne

Problem der Scheinumgliederungen

  • das Problem der Nachbuchungen - im alten Jahr wird im Rahmen des Jahresabschlusses weiter gebucht, die Eröffnungsbestände des neuen Jahres werden nicht aktualisiert → hier ist ggf. der umgedrehte Effekt gewünscht - der Import der Bewegungen soll zu einem anderen Endsaldo pro Konto führen

  • das Problem der fehlenden Saldovorträge - eigentlich eine Variante des Problems vorher, die Saldovorträge wurden noch gar nicht übernommen, die meisten Konten starten daher im neuen Jahr noch mit 0 (Buchhalter: “Die Saldovorträge werde ich erst übernehmen, wenn der Jahresabschluss durch ist)

Schlussfolgerung

  1. die Umgliederungsbuchungen müssen immer verwendet werden, wenn die Endsalden der Perioden korrekt sind - d.h. die Saldovorträge vollständig übernommen wurden und die Umgliederungen tatsächliche Umgliederungen sind

  2. Solange die Saldovorträge noch nicht übernommen wurden, führt die Übernahme der Umgliederungsbuchungen dazu, dass auch “Umgliederungen durch fehlenden Saldovorträge” in CP erzwungen - das ergibt ein schlechteres Bilanzbild, als wenn die reinen Bewegungen übernommen worden wären